工程采购全过程管控策略探究
2021-11-09
工程采购是工程建设管理的关键环节，决定着整个工程的建设品质，也体现出一个企业的建设管理水平。本文分析了工程采购的现状，从全过程管控的角度提出了改善工程采购内部控制的建议,包括完善管理体系、重视招标采购环节管控,规范内部流程设计和合同执行,加强全过程信息化建设等。
一、当前工程采购现状与问题
工程材料设备是建设工程的基础，其质量的优劣决定着整个工程的品质。目前建材市场上各种产品质量良莠不齐，部分供应商唯利是图、围标串标、以次充好、恶性竞争，使用劣质产品引发的工程质量事故屡见不鲜。建设单位如果在工程采购环节管控不到位，不仅工程品质难以得到保障，往往还会造成不可挽回的损失。工程采购存在的问题突出体现在以下几个方面。
（一）质量、进度、成本控制难
建设单位管理粗放，内部分工不明确，采购招标和合同签订环节对产品的性能参数以及质量标准不明确或不严谨等都会给项目推进、质量控制和成本控制带来巨大的管理风险。
工程采购供应商资源少，竞争不充分，招标环节管理不到位，围标串标，虚假应标等情况易造成采购价格失真、成本失控。不良供应商利用建设单位的疏忽、招标文件和合同条款的漏洞，以偷梁换柱、偷工减料等方式谋取不法利益，工程质量难以保障。供应商生产供应能力不足或不认真履约造成材料设备不能按时到位，影响项目进度。后期即使建设单位发现供应商有履约不当行为，但因没有明确的标准和追溯依据，也难以索赔维权，存在较大的合同风险和法律风险。
（二）部门协同难、采购效率低
采购工作有其复杂性，涉及企业内部多部门和外部供应商、项目管理机构等多个方面，制度不健全、操作流程不科学、项目采购计划和考核机制执行不到位等原因均会造成采购效率低下，制约项目的快速推进。
（三）数据积累少，汇总分析难
传统采购模式下，各类资料和数据分头管理，纸质档案资料数据统计汇总工作量大，采购成本等数据难以及时准确分析并动态控制，不能形成有效的数据积累和闭环管理。
二、全过程管控策略
（一）管理体系建设
工程采购作为一项系统性工作，必须有完善的管理制度和严谨的管理流程，形成一套完备的管理体系。
1.完善制度和流程建设
一流的管理必须要有一流的制度。采购涉及企业内部工程部、采购部、财务部和外部供应商、项目管理机构等多个方面，需要建立与之相适应的制度体系、组织管理架构，明确各方的角色定位和职责权限，梳理固定操作流程、审批权限等。
工程采购系列制度应根据公司管理实际需要制订，至少应包含《工程招标和采购管理制度》《供应商信息管理制度》《项目成本管理制度》《甲供材料管理流程》和《工程招标和采购工作监督制度》等基本制度。
2.专业队伍建设
目前，采购人员专业水平和技术能力参差不齐，部分是从企业内部非专业人员转岗而来的，对法律法规掌握不全面、技术能力不足，影响采购工作质量和效率，这在酒店、商业综合体等大型复杂项目建设中体现得尤为明显。
俗话说：“买的没有卖的精。”要做好采购工作，采购人员需要有较强的综合素质，具备法律知识、专业技术、分析沟通能力，掌握市场行情、采购商品性能等重要信息。企业应重视专业采购团队建设，不断组织法律、法规、专业知识学习，针对项目开展厂家考察、技术研讨，做好技术和市场资源储备，建立一支作风过硬、业务精湛的采购队伍。
3.供应商管理
供应商是房地产企业的重要资源，是工程采购的基础。做好供应商管理是提高采购效率和降低采购成本的重要保障。应根据业务需要建立供应商（产品）库的框架体系，依据产品种类目录分类征集供应商，收集整理供应商基础信息、产品信息、价格信息、历史业绩等数据，按标准对供应商进行资格审查、厂家考察，必要时引入第三方评估等环节综合评定，合格入库，逐步形成完备的供应商库，适应项目建设和材料采购的需要。供应商征集工作一般有传统的方式，如历史积累、展会收集、各方推荐、供应商自荐，结合项目采购需要在招采平台线上公开招募等途径。应尽早开展供应商储备，引入足够数量的优质供应商，为项目采购提供更优的选择和更好的保障，为后期工程采购快速推进打好基础。
4.建立考核、监督机制，规范采购行为
工程采购是企业核心部门，权力集中，采购人员面临较高的廉政风险，应建立相应的工作考核和监督制约机制，规范采购工作，维护公司合法权益，防控廉政风险。在管理过程中应依据企业管理制度，加强对采购计划执行、采购预算控制、采购方式选择、开标评标、合同签订等重点环节考核监督。将采购和到货验收环节有效隔离，由工程施工、监理、建设单位项目管理人员负责现场验收，避免采购人员既当运动员，又当裁判员。梳理排查采购廉政风险点，由审计监察部门全程进行监督，构建风清气正的大环境。
（二）招标采购环节管控
在工程采购过程中，招标投标是国家法定程序，招标是要约邀请，投标是要约，中标通知书是承诺，是形成采购合同的基础。招标环节对工程采购的结果起着决定性影响，投标人根据招标文件的要求进行投标响应，评标委员会根据招标文件的规定进行评标，合同根据评标定标结果签订，因此招标要抓住以下几个关键点：
1.合理确定采购方式
根据《招标投标法》和《政府采购法》的相关规定，采购方式有公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价。采购方式的选择首先要遵守法律法规的各项规定，达到《必须招标的工程项目规定》（国家发展改革委令第16号）限额的项目需执行公开招标（特殊情况履行法定审批程序，可采用其他方式采购），限额以下的项目按规定采用邀请招标、竞争性谈判等方式采购，企业可以细化相关内部操作制度，根据采购项目具体情况，集体决策、合理选择采购方式。
2.招标活动的规范化、精细化
招标活动规范化是国家法律法规的基本要求，精细化是确保招标质量和提高招标效率的必由之路，招标文件编制必须客观公正、要求明确、表述清晰、语句准确无歧义。
（1）招标文件标准化。招标文件编制质量决定着采购的质量和效率。国家为规范招标活动推出了各类招标文件标准模板，企业应在此基础上进一步完善专用条款，将企业的工程管理制度、货款支付方式、验收标准程序、结算审计方式、法律风险防控等关键控制点固化列入专用条款，形成标准化招标文件模板。
（2）技术要求精准化。货物技术参数和技术要求是招标文件的核心要求，是控制产品质量的关键，必须做到精准化。招标技术参数和技术要求的确定工作要先期于招标尽早开展，组织设计人员、工程技术人员、采购人员及后期使用人员共同开展技术讨论、市场调查，方案优化等工作，最终根据设计要求和市场调查情况共同讨论审核，确定货物功能要求、技术参数、品质品牌要求，控制价格和到货时间、安装调试、售后服务等内容，实现招标技术要求的精准化。同时要注意不能设置限制性、倾向性技术条款，保证供应商在同一质量标准下公平竞争，合理低价中标，既要确保工程质量，又能合理控制好造价，节约建设成本。
（3）评标方法科学化。评标方法对投标人的报价和中标结果具有直接的导向性作用，应科学合理设定。在资格审查环节入围条件不宜设定过高，应通过前期的市场调查，让尽可能多的产品性能满足要求且有较强实力的供应商均能参与竞标，有利于充分竞争。对于通用性产品采购，市场上产品技术成熟、质量稳定，评标方法宜采用价格单因素评标。对技术复杂的重要设备等采购，宜采用综合评估法，根据设备的技术特性、关键指标等因素合理设置评分因素、分值比例和评分标准，要客观公正、详细具体、表述全面无歧义，尽可能实现对投标人的技术实力、履约能力、设备性能等客观因素进行全面的评判，减少人为因素对招标结果的影响。
（4）合同条款明晰化。招标合同文本是招标文件的重要组成，对投标人具有法律约束力，是后期签订合同的基础文件。合同文本条款应全面充分体现招标人的详细要求和缔约意愿，着重在合同标的物的采购数量、价格税金、技术要求、到货时间地点、工作界面、验收标准、结算标准、安全责任、法律风险等方面细化明确，做到要求明晰、权利责任明晰，避免后期履约过程出现争议和法律风险。
（三）履约过程管控
1.做好合同管理
在招标确定中标候选人后，及时做好缔约前的调查，对重大项目可以引入第三方调查、企业负责人约谈等方式，全面了解其履约能力等真实状况，把好缔约审核关。合同执行过程中实行动态管理，根据项目进展情况做好履约质量和进度考核，严把款项支付、合同变更、索赔等关键环节，避免出现超成本的风险。
2.把好验收关
在项目履约过程中，验收分为过程验收和竣工验收。过程验收是重点，重要设备要进行工厂验收、到货验收、安装调试验收，实现全过程质量监管。竣工验收是质量把控的最后环节，只有通过竣工验收，才能视为所有材料设备验收合格，方可进行最终结算。
3.档案管理
档案是整个采购的过程记录，应及时将技术资料、招标资料、合同文本、验收记录等重要资料归档保存。
三、采购全过程信息化建设
工程采购信息化建设是提升管理水平的有效途径，将采购过程所有环节纳入同一平台管理，可实现跨部门和跨企业协同、数据在线沉淀，做到有效监管，提高招标效率，达到采购全过程管控、在线闭环管理目标。
（一）建立管理平台，推进部门协同，提高工作效率
采购涉及企业内部工程部、采购部、财务部和外部供应商、项目管理机构等多个方面，传统的线下工作模式人员、资料数据分散，协同审批效率低。在完善制度体系的基础上，通过梳理固化工作流程，以采购计划为指引，规定每个节点的审批时限，将所有工作整合到同一平台管理，所有数据清晰可查，限时办理、同步考核，可以极大地提高工作效率。
（二）供应商储备
实现供应商资源在线动态管理，从供应商资质、信用等级、项目业绩、产品特点、技术能力、供货能力等多角度综合考评，通过详细审查和厂家实地考察等环节比选，对符合要求的供应商进行入库，优胜劣汰、动态更新，在项目准备期做好供应商储备。
（三）逐步实现在线招标
有条件的单位可以逐渐实现采购招标线上化，以采购计划指导采购招标进展，多部门协同解决，提升招采效率。全电子化在线招标可以做到数据有据可依，形成比价清单，高效比对分析，筛选最优性价比方案，有效管控内部招标进度，保障项目序时进度。
（四）利用管理平台在线完成材料验收
利用采购管理平台和移动质检APP快速高效地进行材料进场验收，实现材料品牌、规格、数量、到货时间等基础数据记录，由工程部、监理单位、材料使用单位和供应商共同参加，当场上传到货清单签收记录和材料验收影像资料，验收过程清晰透明，实现材料进场验收在线化、规范化，保障材料质量。通过验收数据在线保存，实现各类数据汇总分析，为项目工程结算、成本分析、工程审计、领导查询、管理决策提供详细的依据。
（五）供应商履约评估
履约评估是供应商考核的最后环节，由相关单位根据履约实际情况从材料质量、供货及时率、服务配合等方面作出客观公正的评价。应根据公司制订的供应商履约评估标准模板，定期对供应商进行履约评估，评估人接收到信息后依据客观数据和事实对供应商进行评估打分，将最终结果进行汇总，作出较全面立体的评价，作为年终供应商定级的依据，实行优胜劣汰，保持对供应商的竞争压力，促使其提升产品质量和服务品质，实现动态闭环管理。
四、结束语
工程采购是一项复杂的系统性工作，企业应根据自身发展情况，建立完善采购制度，同时借助信息化平台建设，实现多部门、多单位协同，高质量高效率推进采购工作，为工程建设提供强有力的保障。
作者： 朱小平
作者单位：南通沿海开发集团有限公司
来源：《招标采购管理》
