青岛地铁运营生产性物资电子采购平台建设初探
2021-11-16
借助电子采购平台,组织开展轨道交通运营企业生产性物资采购,可以极大地提高采购效率、控制采购风险、降低采购成本,本文主要结合青岛地铁生产性物资电子采购平台建设思路研究分析,重点分析青岛地铁生产性物资电子采购平台建设的必要性,对建设模式进行分析探讨,提出建设思路和具体措施。
电子采购平台是一个集“全方位资讯服务+多效采购交易平台+管家式服务”为一体的采购管理和服务平台。借助电子采购平台,采购方可以实现全程在线自助采购,降低人工成本和采购成本,提高采购效率,并且可以进一步向合同和履约延伸,对履约质量进行评估;市场供应方则可以集中获取采购信息,降低响应成本和供应成本,提高经济效益。
一、研究背景
2013年5月1日,国家发展改革委联合工信部、住建部、商务部等部委发布了《电子招标投标办法》,随后各地对电子采购平台的建设运营进行了积极的尝试。2017年2月,国家发展改革委联合工信部、住建部、交通运输部、水利部、商务部等部委发布了《“互联网+”招标采购行动方案 (2017—2019年)》,明确指出大力发展电子化招标采购,促进招标采购与互联网深度融合。2020年2月,国家发展改革委发布《关于积极应对疫情创新做好招投标工作保障经济平稳运行的通知》(发改电〔2020〕170号),要求加快推进招标投标全流程电子化,全面推行在线投标、开标,推广电子评标和远程异地评标,大力推进招标投标行政监督电子化等内容,要求实现发布招标公告公示、下载招标文件、提交投标文件、开标、评标、异议澄清补正、合同签订、文件归档等全流程电子化,扭转电子和纸质招标投标双轨并行的局面。
行业内部以上海地铁和广州地铁为代表,先后发起建设MSCP轨道交通供应链平台和城轨采购网,除了致力于物资采购电子平台建设应用外,还各自吸引了3~6家行业用户加盟使用,向采购联盟发展。除上海地铁和广州地铁外,武汉地铁、成都地铁、北京地铁、南京地铁、福州地铁、杭州地铁、大连地铁、沈阳地铁、天津地铁、南昌地铁、无锡地铁、长春地铁、长沙地铁、重庆地铁等也都自建或加盟使用物资电子采购平台。据不完全统计,截至2020年底,全国开通轨道交通的城市有43家,其中半数以上物资采购借助电子采购平台实施。
2020年底,青岛地铁迎来了1号线北段和8号线北段开通,运营里程超过240公里,线网初具规模。运营公司在生产性物资采购上,采购物资种类和数量都呈几何倍数增长,但采购组织上仍然是以传统的人工线下操作为主,采购员工作量大,采购效率低。此外,同物资采购相关的评审专家也在工作地和评审地来回奔波,一次30~60分钟的评审,内部评审专家集中耗费的时间人均超过120分钟,不仅工作效率低下,人工成本较高,而且还对内部评审专家其他日常工作造成严重干扰。
二、电子采购平台必要性分析
从轨道交通行业采购发展来看,物资采购的发展大致分为三个阶段。第一阶段为线下操作,采购部门定流程,定标准,重点是对采购从业人员的管理;第二阶段为搭建电子采购平台,采购主要从线下发展到线上,解放采购岗工作量,防范化解风险,提高采购效率,行业内部多数处于该阶段;第三阶段为借助“互联网”“大数据”等先进技术,向采购管理“赋能”,采购不再关注单一物品采买,更多地转向采购通道搭建,推动“战略采购”和“联合采购”,目前,广州地铁处于领先位置。要研究轨道交通运营企业生产性物资电子采购平台,作为采购主要内容的生产性物资特性是不能忽略的课题,结合青岛地铁运营生产性物资采购经验和数据进行分析,生产性物资采购主要呈现以下三个特点。
一是采购物资种类杂、总量大,但单项物资需求量又不高。青岛地铁运营生产性物资采购涉及车辆、供电、机电、工务、通信、信号等专业的120多个分(子)系统,各条线的各个系统之间制式、标准又不完全一致,需求物资规格型号也不完全一致。以2020年为例,1~10月份,运营公司累计签订各类物资采购合同169个,合同总金额6000余万元,采购物资3754类,60%以上的物资采购数量低于10个,25.5%的物资单价低于10元,7.8%的物资单价更是不足1元,单价超过1万元的仅占4.3%。
二是备品备件采购难度大,采购周期长。轨道交通运营企业生产性物资备品备件采购量要占到所有采购量的一半以上,并且随着设备的老化,备品备件的采购量呈逐年上升态势。以2020年为例,青岛地铁运营生产性物资采购中备品备件占到全年采购量的58.4%。受制于区域市场因素,现阶段备品备件采购市场竞争不充分,市场响应程度低,导致采购方话语权很小,市场响应价格高,供应周期长,采购成本较高。
三是采购员工作量大,采购效率低。青岛地铁运营生产性物资采购仍执行传统采购方式,采购实施主要包括采购文件编制,采购公告发布,接受供应商报名,抽取评审专家,组织评审会议,确定成交结果,成交结果公示和采购合同编制、合同谈判、合同签订等十余个主要环节。所有环节都是人工线下操作,尽管为提高工作效率和工作质量,采购实施部门将采购文件、合同文本、评审报告等进行标准化和模板化,但采购员工作量依旧十分繁重,并且文字错误等人为失误时有发生。
青岛地铁运营公司前期也向杭州、上海、广州等行业内部代表性用户进行了调查研究,最终希望于通过电子采购平台建设,解决以下四个方面的问题。
一是解决效率问题。借助电子采购平台,极大降低了采购员的工作量,相应的表单、报告均可由系统自动生成,不再需要采购员手工录入。专家抽取、评审等也都由系统完成,极大地提高了采购效率。
二是解决风控问题。借助电子采购平台,最大限度地降低人为因素影响,所有流程均由系统自动执行并留痕,公开透明程度进一步提升,也便于纪检监督参与全过程监察。
三是解决成本问题。借助电子采购平台,一方面直接降低人力成本,员工的工作量减小,工作效率提高。另一方面也可以借助系统形成供应商规模优势,向供应商推送采购信息,扩大竞争范围,降低采购成本。
四是缓解备品备件采购问题。借助电子采购平台,组建形成采购联盟推动解决运营公司在专业性备品备件上采购量小,采购话语权不足的问题。推动联盟成员间供应商资源的共享和配置,提高市场响应程度。
三、生产性物资电子采购平台搭建模式
行业内部轨道交通运营企业生产性物资电子采购平台建设模式主要有自建和加盟两种,自建的代表有:上海地铁、广州地铁、成都地铁、沈阳地铁等,加盟的代表有天津地铁、重庆地铁、长春地铁等。逐步聚集形成城轨采购网和中国e车网两大聚集地。如果说前期是各家地铁自建平台“各自为战”,2019年以后,随着行业物资采购发展,甚至成都地铁等老牌自建平台地铁也选择加盟了中国e车网采购平台,形成内外部平台同时应用。
自建平台可以拥有完全的自主权,但摆脱不了建设及运营维护成本高,使用时仍存在采购规模小,供应商开发难度大,采购渠道面窄以及后续的维护升级开发难等问题;加盟平台则完全相反,自主权要受制于各平台既有规则,但在使用成本上、解决问题的效率上优势明显,并且容易形成采购规模优势和采购合力(见表1)。
(1)成本因素分析。电子采购平台成本主要来自两个方面,分别是建设成本和后期运营维护成本。建设成本系一次性投入,各家地铁根据自身需求,建设投入差异较大,满足自用基本功能大致要投入300~500万元之间,随着功能扩展,行业内部有采购平台投入已突破千万级。后期运营维护成本系持续不断的投入,上海地铁和广州地铁分别组建了30人左右的技术维护团队,从事系统维护和部分模块的技术开发等。加盟既有平台使用则几乎无成本,加盟用户较多的城轨采购网和中国e车网均提供免费使用,也可基于平台既有规则进行个性化付费定制,据实结算。
(2)使用功能分析。自建电子采购平台可以根据自身情况设定需求,确定相应的规则,与既有制度体系偏差较小,后续的升级成本大、周期长;加盟则要遵从现有的平台规则,虽然各平台都提供一定的定制化服务,但操作的空间并不是非常大,后续的升级也受制于平台既有规则,自主程度较低。
(3)采购专业分析。自建要做到的是将自身需求和第三方软件开发技术准确地结合起来,但同时也面临着自身实践经验不足和第三方开发技术人员对物资管理与运营公司现状的不熟悉,很难达到和谐统一。如加盟使用既有电子采购平台,则相对已经运转成熟,能够更贴切物资采购实际。
(4)供应商资源分析。自建电子采购平台,供应商库主要靠前期积累以及自主招募。目前,青岛地铁运营公司生产性物资在库供应商大约600家,其中活跃供应商数量大致在50%~60%(近两年有参与物资采购项目记录),供应商资源也以本地企业为主。行业内部接受加盟的几家电子采购平台,城轨采购网、MSCP采购平台和中国e车网平台在库供应商大致在7000~10000家,其中中国e车网供应商资源已突破10000家,按照50%的活跃供应商计算,供应商资源大致是自建平台的10倍以上,且随着后期加盟站点的增加,供应商资源会明显突增。
四、青岛地铁运营生产性物资电子采购平台建设思路
“工欲善其事,必先利其器”,电子采购平台本质上也是一种“工具”,从采购的角度看,电子采购平台应用大致分为两种:一是借助电子采购平台发布采购信息,采购组织实施(主要是评审环节)仍然按照规则线下实施,如国家招标投标公共服务平台、招标投标网等,这类平台主要针对的是特定的公开招标采购项目,也就是通常理解的达到了一定金额,委托代理机构组织实施的采购项目;二是借助电子采购平台系统直接完成评审或者直接采购,如政府采购网上超市,城轨采购网、中国e车网等,主要是针对非公开招标采购项目,这也是运营公司物资采购项目的绝大多数。目前,多数电子采购平台基本上兼具两个功能,按照采购方式区分模块,公开招标项目使用平台发布采购信息,非公开招标项目借助系统完成实施至确定成交供应商。
对于青岛地铁运营公司来讲,生产性物资电子采购平台未来的建设、发展大致可以分三步走。
一是短期内,加盟城轨采购网等行业内部成熟平台。加盟使用既不需要考虑成本投入,也不需要考虑后续开发,且随时可以退出使用,同自建平台、共建平台也并不冲突。
二是中期规划,同其他企业联建共建,挖掘经济效益。主要考虑获取其他用户的资源优势,形成发展的持续合力。联建、共建主要有两个方向,一是面向海尔、海信等具有一定技术实力的软件公司,双方以合资的方式成立新的技术开发公司,不仅使电子采购平台建设、维护、升级问题得到了解决,还可以对外提供服务,形成新的盈利点;二是面向中车、青岛港、机场等国有企业,或者由市国资委、交通局等主管部门牵头,几家企业共同打造平台共用。如可同中车共用同一个采购平台,对于青岛地铁物资采购尤其是电客车相关备件采购将带来巨大的效益。
三是远期筹划,做成区域的标杆。在短期加盟平台积累经验,中期搭建具备可持续发展的基础上,复制城轨采购网模式。虽然在行业内部很难撼动广州地铁的地位,但主要面向山东省内或周边省市形成一个区域性的“采购联盟”,发挥青岛地铁在省内的引领和示范效应,提高青岛地铁品牌影响力和整体竞争力。
电子采购平台属于高投入、高产出项目,尤其是对于运营公司生产性物资采购等非公开招标项目相对集中的采购领域效果明显,抓住目前国家政策支持、行业发展迅猛等契机,直追快上,实现效益的最大化。
作者: 周志鹏
作者单位:青岛地铁集团有限公司运营分公司
来源:《招标采购管理》