看板管理在招标采购中的应用
2021-05-13
本文基于招标采购业务服务实践,通过看板管理方式的应用,理顺了工作流程和管理流程及各角色职责,使得招标业务依法合规整体受控,招标采购公开透明,促使管理制度化、准时化。为以信息化手段提高招标业务质量和工作效率提供了新的实践路径,为企业提质增效作出了贡献。
在电子商务发展成熟的大背景下,如何利用时间管理完成招标全流程的过程管控,高效完成招标采购活动,对于公司提质增效具有现实研究意义。玉门油田招标中心招标项目多,评标室建设较少,常常存在项目集中评标时评标室不够用的情况,评标室的合理利用以及有效控制招标进度是开展招标工作的难点,如怎样合理高效地完成有限开评标室资源的配置使用,如何在众多项目中完成多个项目的多个关键环节的过程管控,确保不漏项、缺项等。
一、开展招标采购看板管理创新的必要性
要想在较短时间内高效完成招标采购全过程,需要对招标采购过程管理进行创新,为此本文提出了招标采购看板管理方式,用于解决需要专人负责编排招标计划的问题,通过看板管理,将大量的人力、物力从重复烦琐低效的工作中解放出来,同时形成多项目关键环节控制点的跟踪管理,履行各个环节时按照规定动作操作执行,只需要对关键环节完成相应节点的控制,便可保证招标项目有序、规范及高效运行。通过看板管理不仅充分实现了共建共享和信息化管理,而且有效加强了招标过程管控,提高了招标效率。
二、实施招标采购看板管理的内涵及应用
(一)看板管理运行原理及方法
看板管理亦称“看板方式”“视板管理”,是企业实现生产智能化、及时化、可视化的重要手段。看板类型分为设备看板、品质看板、生产管理看板、工序管理看板以及在制品看板。一旦招标项目计划确定以后,就会向各个程序环节下达启动指令,然后每一个关键节点又向后面的各道程序传达启动指令,最后再向最终节点下达相应的启动指令。这些启动指令的传递都是通过看板来完成的。
看板管理以“彻底消除无效劳动和浪费”为主旨,以业主单位需求作为招标采购管理的初始拉动点,按照规定程序一步一步实施,省去多余的、不规范的步骤,各关键环节都以看板前一环节为指令,按照后序关键环节组织实施,从而降低各个环节的操作失误,提高系统化管理水平。
针对招标项目管理而言,还需要结合项目任务管理矩阵思想,即招标项目管理人员在同一时间节点上需要管理多个处于不同招标阶段的项目,利用矩阵管理的思想将多个项目的不同招标阶段重点列出,进行重点环节的跟踪管理。
(二)实施招标采购看板管理的应用条件
1.建立本部门招标信息资源的共享界面
建立一套快捷、严谨、科学的招标计划安排系统/会议管理系统,或节约成本的前提下采用简单的操作软件(如石墨文档)实现,呈现出课程表式的计划管理界面,将负责编排招标计划的专人解放出来,实现信息化招标计划管理,同时多人可共同编辑使用,形成本部门招标信息资源的共享界面。
2.形成任务管理矩阵的资源看板
招标项目管理人员在同一时间节点上需要管理多个处于不同招标阶段的项目,利用任务矩阵管理的思想将多个项目的不同招标阶段重点列出,关键环节通过固定颜色进行设置及定义,起到了很好地提醒及提示作用,可进行重点环节的下一步跟踪管理,形成资源看板。
3.共享界面与任务管理矩阵的有效融合
结合共享界面及任务管理矩阵在一张总表上体现,实现横向、纵向的全方位管理,实现招标计划全过程管理与关键节点看板管理的有效融合。
4.其他条件
管理手册、应用手册齐全完善,标准文本等标准化规范文书齐全。所有相关员工应具备看板管理的必备素质和责任心,熟悉并严格遵守看板管理的运行方式,管理人员要提高重视程度,为看板管理提供有力支持。
(三)招标采购看板管理的实施及方法
1.融合看板管理方式与招标过程控制
将看板关键环节控制点的运用融合进招标采购项目运行状态管理中的不同阶段,通过关键环节固定颜色的设置及定义,起到提醒及提示作用。看板管理方式为招标采购管理创新提供依据,如图1所示。
2.通过看板管理实现招标采购的标准性
通过图2制定看板管理执行标准,项目负责人全部按照统一标准动作执行,形成招标程序的动作统一化、标准化。好的方法不但能起到事半功倍的效果,同时标准的正确指导性也是看板管理的重要与关键因素。关键环节点如公告日期、中标候选人公示日期以及澄清时间节点等均应按照标准化程序实施。
3. 通过看板管理实现招标采购的可执行性
看板管理应用在招标采购管理中有明确的可执行性。看板管理制订了标准,关键是能不能有效执行, 或是执行后的成效是否明显, 重点是执行时是否有偏差,是否具有持久性。在招标管理中, 要对标准的执行及时地进行查核, 发现标准出现偏差时及时予以纠正。
(1)呈现出课程表式的计划管理界面。充分利用开评标室有限资源,在石墨文档中合理安排项目的开标评标时间。创建项目基本信息,按照审批通过的招标方案编制招标文件,如表1所示。
(2)编制项目控制一览表。对实施项目的全过程中的关键环节。进行跟踪管理与监控。完成项目基本信息表的建立,从序号、单位名称、项目编号开始直至招标节约资金额共33列可直接生成集团公司报表,如表2~表4所示。
(3)项目实行清标管理,即每完成一个项目便将其从正在运行监控状态下的项目清理出去,并完成全过程的闭环管理。
三、实施招标采购看板管理的优势及效果
随着我国电子招标投标相关管理办法和技术规范的不断完善,要求电子招标投标中的每一环节都必须能提供有效、科学的依据。通过看板管理,不仅可以达成电子招标投标的要求,更实现了互联、整合、兼容、可靠、协调、高效的招标投标运行方式,具有卓越的应用优势和推广前景。
(一)实施看板管理的作用及优势
1.有助于提升招标采购的时效性
看板管理的基本要求是准时化,不仅体现在各履行环节信息准时,更表现在每一个环节中反映出来的问题都用时间来量化,这样促进了招标采购管理工作逐步由定性分析向定量分析的过渡。
招标业务是一项时效性很强的程序性业务,如果管理得当,在每个程序环节均可节约流转时间,进而缩短全流程时间跨度。对前期招标项目进行回溯分析时发现(如图3所示),某一招标项目在一次公告结束后时隔5天才发起二次公告(招标条件并未进行调整),中标候选人公示期满3天后发布中标通知书,该项目从招标公告发布到中标通知书发出共计用时37天,对比采用看板管理后的同样一个进行了两次公告的招标项目,该项目从招标公告发布到中标通知书发出共计用时31天,比较两个项目发现,项目二在两次公告期间间隔用时缩短4天,中标候选人公示期满到中标通知书发布期间缩短2天。通过看板管理,项目承办人员每天可准确掌握自己承办项目的进展情况,及时作出下一步调整,进而提升招标采购的时效性。
2. 实现招标采购的精细性
看板管理直接面对招标关键环节, 尤其要做好精细化工作, 要把标准及要求量化到每一名员工及每一个操作步骤上。假如有招标业务人员十人,招标业务量较大,平均每天开评标项目超过十个,负责人如需了解各项目进展动态,或每天的开标项目清单,只能口头过问各项目承办人员,耗时耗力,且信息不一定准确,推行看板管理后,每个招标项目的招标信息由承办人员动态维护,管理人员可随时查看当前信息,既方便动态管理,又提高了信息的准确度,同时精简了招标人员的工作量,对于项目精细化管理起到了明显的效果。
3.传递项目信息,明确项目指令
招标机构每人负责的招标项目众多,而且由于分工的不同导致信息传递不及时的现象时有发生。而实施看板管理后,机构中的任何人都可从看板中及时了解招标采购的运行信息,便于掌握单个项目以及全部项目的运行情况,避免信息传递中的遗漏而造成的缺项、漏项导致项目履行延迟。
4.杜绝现场管理中的漏洞,改善机能
通过看板,可以发现并暴露出项目运行中存在的问题,从而可以立即采取相应的对策,防止多余和不规范步骤发生。针对出现的问题探讨研究,以便在项目中形成凝聚力,提高项目管理水平,发挥员工的主观能动性,保证招标全流程高效高质进行。
5.实现绩效考核的公平化、透明化
通过看板,个人工作业绩一目了然,使得对个人及项目的绩效考核公开化、透明化。通过业绩展示,可以起到激励先进、督促后进的作用,使得各项资源分配更加合理有序。
6.保证招标程序依法合规,提升管理水平
看板可提示项目负责人根据看板信息进行操作,使招标程序有条不紊进行,做到“有法可依,有证可查”,从而提升管理水平。
(二)实施看板管理的推广应用效果
(1)通过看板管理创新运用,有效提升招标采购运行效率及管理水平。
招标机构通过看板管理在管理上的创新及应用现代的管理方法和手段,有助于理顺工作流程和管理流程及各角色职责,促进招标采购由一般性管理向高效管理转变,是推进招标采购迈向现代化管理的重要途径。
(2)看板管理是促进招标采购信息化管理的有效载体,创新性地打破空间、时间限制,为招标管理工作带来联动效应。
(3)充分发挥招标机构在招标采购活动中桥梁、纽带、服务平台及工具的作用,将服务生产作为招标工作的核心目标。招标采购的核心竞争力不再是单一的质量和价格,而是以快速、应变的方式最大能力地满足业主单位采购需求。
(4)看板的逆向思维为招标采购带来大的观念转变,看板管理的运行明确了前后关键程序之间的关系,促使管理制度化、准时化。看板管理的精髓就是逆向思维,它要求以招标采购效果拉动前期立项,以问题为导向,以业主单位需求为出发点,明确了前后关键程序之间的关系,改变了部门与部门之间的关系,提高了职能部门的服务质量和服务意识,促使招标采购环节形成服务与管理的协调发展。
(5)看板管理将单个项目的运行表与统计报表相结合,对于统筹项目管理具有明显效果。报表统计耗时耗力,利用看板管理可随时生成任一时点的运行大表,对招标管理乃至企业经济管理都有重要作用。
作者:贾 莉 张 桐 陈利民
作者单位:中国石油天然气股份有限公司玉门油田分公司
来源:《招标采购管理》