企业采购评审专家大数据精确画像研究与实践
2022-04-25
本文基于自有信息化平台现状,使用大数据分析法研发和使用便携式可快速部署的视频监控箱,构建评审专家画像模型,对采购评审专家能力和履职行为的相关数据进行全方位、多维度地评价和分析,形成一套科学、智能的评审专家评价机制,有效提升评审专家管理水平,推动企业招标采购水平不断提升。
一、存在的问题
在企业采购活动中,非招标项目的评审专家一般从企业自建评审专家库中抽取或选定。采购项目评审工作是采购过程中的核心环节,评审专家作为招标采购过程中的“裁判员”,对采购结果至关重要,其专业背景、业务水平、职业道德、行为偏好等因素将直接影响采购项目的评审质量。为了规范评审活动,确保招标采购活动的公开、公平、公正,国家、行业主管部门及中国移动集团颁布了一系列制度办法,评审工作的内、外部环境在一定程度上得到有效改善。但仍存在诸多问题,如采购人对评审专家综合能力了解不足,评审结果受评审专家主观影响较大,专家行为偏好缺乏数据量化和体系化分析,评审活动相应的监督管理能力不足、手段不够等。
为了推动企业采购评审环境健康阳光,引导评审专家规范履职,促进专家管理再上新台阶,中国移动通信集团陕西有限公司(以下简称省公司)针对评审专家管理现状,开展了专家履职行为大数据精准画像,进一步提升专家管理效能。
二、评审专家精准画像基础
近年来,省公司在评审专家管理方面积累了大量数据,可对这些数据进行全方位、多角度分析,搭建专家画像模型,逐步形成一套科学的分级分类和信用机制,使用信息化系统承载并进行可视化展现,为评审专家管理提供参考依据。
目前,评审专家以及评审过程管理已逐步成为流程外风险管控的重要环节,评审专家队伍规范化、数字化和智能化管理成为当前迫切需求。省公司通过软、硬件开发研究,建立了一套体系化、数智化的专家管理体系,利用系统管控替代人工管理,通过对近年来信息化系统中积累的大量数据进行分析挖掘,让专家的精准画像成为可能。目前省公司信息化系统已实现以下3个成果。
(一)LIS(采购物流管理系统)
2013 年上线部署,通过逐年优化改造,目前已上线评审专家管理模块。专家入库申报、专家评审记录、专家积分、专家行为履职评价扣分、在线考试、在线通知等功能均已成熟应用,系统已储存大量专家多维度数据信息,亟待进一步挖掘和分析,发挥数据的价值。
(二)PMS(开评标视频监控管理系统)
2018 年上线部署,已实现采购专家抽取、开评标过程全程录音、录像,实现对省公司及分公司13个开评标室进行在线监督。2020年系统上线专家身份人脸识别和评审过程违规行为智能捕捉功能,实现评审专家违规行为智能预警,并对评审专家违规类型、违规行为频次及违规内容自动统计。公司所有采购项目采购过程录音、录像资料实现云存储,采购项目开评标过程视频档案可查阅、可追溯。
(三)LIS和PMS系统接口
目前LIS和PMS系统已打通数据接口,可将LIS系统用作数据前台,PMS系统用作数据后台,前后台数据的交互、分析,为采购评审专家多维度精确画像已基本成熟。
三、实现路径
(一)硬件基础设施建设
在硬件开发方面,对现有全省评标室进行改造,部署开评标音视频监控系统,开评标全程录音、录像,并按照采购项目维度进行存储,确保省公司和下辖各地市、招标代理机构评标室符合省公司标准化和规范化管理要求。同时,针对外部评审场景,研发一体化开评标监控箱,实现外部评标场所音视频监控系统的快速部署,音视频数据使用5G实时回传PMS,实现在线和智慧化监督等功能,补齐外部评审开评标音视频监控缺失的短板,确保开评标全过程录音、录像资料完整并安全有效,为专家数据画像提供完整影像素材。
通过自建、合建、租用以及代理建设等方式,多渠道、多方式建立标准化评标场所,对每一个场所对应等级建立公司开评标室资源库,统一纳入信息化管理。按照采购项目的采购方式、组织形式、是否远程、是否封闭、封闭时间、封闭时长等要素,由PMS系统自动匹配对应的可用评标场所,实现开评标场所的自动化管理。
集摄像、语音、存储等功能于一体,研发和应用方便携带、应用便捷、功能完整的一体化开评标监控箱(见图1),对外部场所开评标过程进行全程录音、录像,通过有线宽带或5G网络,与省公司PMS系统一点接入,音视频数据实时加密传送,实现外部开评标场景在线监督,对评审违规行为自动抓取和警示,将开评标过程全程管控覆盖到所有采购项目。
(二)软件系统开发
在软件开发方面,近些年省企业积累和储存了大量关于专家管理的相关数据,可对现有数据进行挖掘、梳理和分析,结合未来需求的提前预估,构建专家评价模型,研究分析和评价专家的专业水平、价值水平、成长水平、信用水平、偏好水平这5个方面,通过5大维度27项评价指标,最终输出专家画像和评价指数。后期,可依据画像结果对专家开展分类、分级管理。通过大数据分析特定专家与特定供应商的相关性,及时预警不规范履职的苗头,实时了解专家履职行为和专业能力等相关数据,对专家开展差异化管理,针对性开展业务培训、履职提醒等,对优秀专家予以奖励评优,对不合格专家进行通报和清退。
1. 解决评价指标量化问题
对评审专家评审质量业务指标进行分析。评审质量是定性化的指标,需要以评审专家对供应商技术打分、商务打分、价格打分这三个定量的指标来判断评审质量,需要将定性指标转化为能够量化的具体值,增强模型的可解读性。
2. 解决评判维度的多样性与相关性问题
评审专家画像模型需要从多个维度来进行评判,从评审专家的专业能力维度、评审价值维度、专家自身成长能力维度、专家评审信用维度以及专家评审偏好维度进行多维度融合分析,画像模型分析结果更加具备客观性和科学性。
3. 解决评审专家评审行为的标签化问题
评审专家在整个评审过程中会有很多行为状态,让画像模型理解评审专家的具体行为状态就必须对每个具体的状态进行标签标注。比如评审专家缺席会有缺席标签0进行标注,评审专家在打分时出现违规也会在评分违规状态一栏以标签0进行标注,还原评审专家在画像模型中的每个评判维度上的具体状态。
4. 解决数据单一化问题
评审专家画像模型计算的数据源需要从不同的业务系统或者数据平台上进行提取分析,如评审专家给供应商打分结果需要从ES(中国移动电子采购平台)获取,评审专家的专业、资质等个人信息需要从LIS系统进行获取,实现不同系统、平台的数据融合分析,可以解决画像模型的数据需求来源。
5. 解决评审专家画像的客观性与普遍性问题
评审专家评判维度有专业水平、价值水平、成长水平、信用水平、偏好水平,每个维度评价权重都会按照客观的业务价值贡献分配权重值,目的是使画像结果具备一定的客观性与普遍性。
6. 解决评审专家画像指标建设体系多样性与互斥性问题
对评审专家专业水平维度进行建设,需要对学历、评审年限以及专业资质等指标进行分析,这些指标是多样的且互斥的,如果将专业资质指标替换为采购师、招标师、PMP,那么这两个指标就不具备互斥性,因为它们都同时体现了评审专家的资质情况,需要对它们进行归类分析来满足指标建设体系的多样性与互斥性问题(见图2)。
四、成效
(一)内外部评标实时监控全覆盖
目前,不论在省公司自有开评标室、招标代理开评标室,还是在酒店会议室等其他场所,均可实现录音影像实时传送,做到一点接入。监督人员可随时接入在线监督,确保录音影像的实时性、完整性和真实性。
(二)评审专家画像全维度展示
通过采集评审专家学历、评审年限、评审项目、培训成绩、评审结果等原始数据,从专业、价值、成长、信用、偏好五大维度指标,构建画像算法模型,明确画像维度的权重指标计算逻辑以及指标的量化计算逻辑,最终输出精准专家画像分析结果。
(三)评审专家综合评价排名
可自定义评审专家评价输出结果,如展现出TOP50的优秀评审专家,TOP20的不合格评审专家等,有助于企业对评审专家进行评优和清退。
(四)评审专家成长能力综合评判
展示评审专家能力短板和成长方向,并提供提升方向建议,为评审专家能力补强指明方向。
(五)评审专家评审偏好智能展现
通过对评审专家参与各类项目打分情况的大数据分析,智能识别其在评审过程中是否存在对特定供应商、特定品牌的偏好行为,初步判断其合理性,有效严防“小鬼当家”,起到智能预警作用。
五、总结
企业采购评审专家综合能力直接影响招标投标采购项目质量,评审专家精确画像的研究与实践,运用了业界通用的标准化分析模型和工具,制订标准化的流程、规范和接口,系统架构采购模块化设计,形成完整成熟的解决方案,支撑企业使用大数据分析等手段,对评审专家开展全方位多维度综合评价,不断提升招标采购以及评审专家管理的智慧化水平。
作者:薛 烨 程建宁 唐向军
作者单位:中国移动通信集团陕西有限公司
来源:《招标采购管理》2021年第10期